Wie starten Praxen mit MediVoice in vier Schritten?

 

Hinweis: „Wir“ bezeichnet im Folgenden Mediform oder einen autorisierten Service-Partner.

 

1. Vorbereitung und Terminbuchung

• Praxisteam:
  • Buchen Sie Ihren Onboarding-Termin über den Link in Ihrer Kaufbestätigungs‑E-Mail (HubSpot-Meetings-Link). Dieser Termin ist der Startpunkt für Ihr Setup.

• Wir:
  • Legen Ihr MediVoice-System im Hintergrund an und verknüpfen es mit Ihrem Online-Buchungssystem.
  • Prüfen, ob Informationen fehlen, und melden uns proaktiv bei Rückfragen.

 

2. Onboarding-Interview (online) und weitere Konfiguration

• Praxisteam:
  • Nehmen Sie am Online-Termin teil (Meeting-Link kommt per Kalender-Einladung aus HubSpot).
  • Bringen Sie Praxisregeln mit, z. B.:
    • Terminlogiken (z. B. Terminart „Sehschule“ nur für Patienten unter 12 Jahren).
    • Ablaufregeln (z. B. Rezepte sind nach zwei Werktagen abholbereit).
• Wir:
  • Führen Sie durch die wichtigsten Einstellungen und stimmen die Testphase sowie den Go‑Live-Termin mit Ihnen ab.
  • Konfigurieren im Anschluss Ihr System gemäß den besprochenen Regeln.
  • Erklären bei Bedarf den Export/Import von Bestandspatienten aus dem PVS.

 

3. Telefonie einrichten

• Praxisteam bzw. Ihr Telefonanlagenbetreuer:

• • Cloud-Telefonie (empfohlen): Falls Sie Cloud-Telefonie nutzen (von uns empfohlen), konfigurieren Sie diese in den Systemeinstellungen von MediVoice
  • Klassische Rufumleitung (Alternative): Alternativ stellen wir Ihnen eine Telefonnummer für eine klassische Rufumleitung zur Verfügung. Fragen Sie diese bitte aktiv über ein Ticket bei uns an. 
• Wir: 
  • Bei klassischer Rufumleitung: Wir hinterlegen die Nummer in ihren Einstellungen.

 

4. Praxistest, Feinjustierung und Go‑Live

• Praxisteam:
  • Nehmen Sie kleinere Anpassungen direkt in der Oberfläche vor (z. B. Textbausteine) oder erstellen Sie Tickets für komplexere Logiken (z. B. Terminbuchungsregeln).
  • Optional: Laden Sie den Bestandspatienten-Export hoch, damit MediVoice Patienten korrekt zuordnet. 

• Wir:
  • Setzen ihre Änderungswünsche um
  • Unterstützen beim Bestandspatienten-Import
• Praxisteam:

• • Sie stellen die finalen Weiterleitungszeiten in Ihrer Telefonanlage oder in der Cloud‑Telefonie ein – fertig für den Produktivbetrieb.

 

Hinweis zum Support:

Der Zugriff auf das Ticket‑System funktioniert erst, wenn Sie einen Nutzer‑Account für die MediVoice App erhalten haben (Einladung per E‑Mail). Danach können Sie Tickets direkt aus der MediVoice App oder über das Service-Portal erstellen.